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A IMPORTÂNCIA DA VERSATILIDADE DA EQUIPE PARA IMPREVISTOS

Chegou a formatura… Que momento prazeroso da vida. Hora de festejar os resultados alcançados após anos de muita dedicação e esforço não só nosso, mas de todos os que torcem por nós e nos apoiam.
Nesta ocasião tão especial, queremos que tudo saia absolutamente perfeito. Porém, nem sempre é assim, afinal, imprevistos podem acontecer e ter uma equipe versátil e preparada para lidar com o improviso pode fazer toda a diferença no seu evento.

Quais são os principais imprevistos que podem ocorrer em uma festa de formatura?

A maioria dos imprevistos está ligada a dois fatores centrais: atrasos de profissionais e atrasos nas entregas de algum item da festa. Há também a possibilidade de um profissional ligado à condução do evento precisar se ausentar na data da formatura.

Os imprevistos relacionados a atrasos ou faltas precisam ser remediados rapidamente, pois eles podem gerar uma série de problemas secundários que facilmente impactarão a festa de formatura.

Como lidar com imprevistos na formatura?

Empresas especializadas em eventos contam sempre com o famoso plano B caso algo saia do controle. Por isso, procure sempre saber o que os profissionais ligados à organização e ao planejamento da formatura fazem no caso de um atraso ou ausência.

O planejamento bem feito, que considera os prazos reais de entrega de todos os elementos necessários para a formatura, bem como a previsão de quantos colaboradores serão precisos na data do evento e com quais funções, evita uma série de transtornos.

Ao consultar uma empresa de formatura, nunca deixe de lado esse questionamento: como a instituição trabalha com os fornecedores e o que acontece no caso de atrasos?

Pesquise outras formaturas realizadas por essa empresa, converse com os ex-formandos, saiba como foi o andamento do evento e se tudo saiu conforme o previsto.

Uma equipe versátil, que possui habilidades variadas e está por dentro das características do evento é capaz de resolver problemas até mesmo não relacionados à sua área específica de atuação.

Por exemplo, uma recepcionista naturalmente tem habilidades de conversar com as pessoas de forma amigável e educada, o que significa que, na falta de um garçom, ela poderia prestar auxílio no momento de servir os convidados.

A mesma coisa pode acontecer com um segurança do evento diante da ausência de uma recepcionista. Se o profissional for versátil, uma vez que já acostumado a trabalhar com pessoas, é possível suprir a falta da recepcionista.

Gostou dessas dicas? Tem muito mais nas nossas lives no Instagram, todas as segundas, com a nossa especialista em eventos. Lá ela vai passar toda a sua experiência e dar dicas imperdíveis para os futuros formandos e as comissões, você não pode perder! ✨🥰

 

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COMO ECONOMIZAR PARA A FORMATURA?

Sabemos que durante o ano letivo há gastos que não podem ser negociados, como materiais escolares, mensalidade, entre outros. Assim sendo, criamos um guia exclusivo com 3 dicas para os estudantes economizarem para a sua formatura e garantirem que esse momento seja inesquecível. Confira.

1 – Discuta com a turma os detalhes.

O primeiro passo para se organizar financeiramente é planejamento. Você precisa saber exatamente quanto vai gastar na formatura, de modo que esses detalhes costumam ser definidos até dois anos antes do evento.

Não tenha medo de expor a sua opinião e participar ativamente da tomada de decisões. Expresse o seu desejo e vote conscientemente na montagem da comissão de formatura, afinal essas são as pessoas que vão controlar e direcionar o seu dinheiro.

2 – Planeje os seus gastos.

Utilize uma planilha para nela colocar todos os seus gastos e rendimentos ao longo do ano, de modo que consiga prever quanto tempo levará para juntar o valor necessário.

Colocar tudo na ponta do lápis é um hábito que com o tempo se torna mais simples. Nos gastos você deve listar absolutamente tudo o que é indispensável. Cada um conhece os seus gastos e deve elaborar maneiras de conciliá-los.

3 – Se prepare com antecedência.

No final do ano todo mundo está se formando, poucas instituições colam grau fora dessa época. Assim sendo, a partir de outubro as roupas para alugar, horário no salão de beleza e aluguel de espaço estarão com grande concorrência e preços mais elevados.

Ainda no primeiro semestre já alinhe esses detalhes para ter certeza de que não será surpreendido mais tarde.

Gostou das dicas? Mande para seus amigos que vão se formar! 🥳🥂

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ESTAR NA COMISSÃO DE FORMATURA PODE SER UM DOS MAIORES DESAFIOS ENFRENTADOS POR VOCÊ

AINDA QUE ESSE SEJA UM PROCESSO ESSENCIAL PARA FAZER O BAILE TÃO ESPERADO POR TODA A TURMA.

Ainda que seja um desafio real fazer parte de toda a organização de uma boa formatura, a verdade é que pequenas ações já evitariam muitos dos problemas enfrentados pelas comissões.

Por isso, vamos te dar algumas dicas, para te ajudar nesse momento tão importante para você e para seus colegas!

1 – Prioridade é a qualidade e profissionalismo.

Um erro frequente das comissões de formatura é procurar por uma economia inicial a qualquer custo, sem levar em consideração se a empresa contratada vai conseguir cumprir o contrato. E isso pode dar uma dor de cabeça muito maior do que você imagina.
Primeiro porque, infelizmente, ainda é comum ver empresas de eventos pouco profissionais que, por vezes, recebem todo o valor dos formandos mas não realizam a formatura, deixando uma turma inteira com um grande rombo financeiro. Imagina, que situação…

Por isso, é essencial que a comissão de formatura avalie todas as empresas do mercado e levem em consideração o reconhecimento que a empresa tem no mercado, e o portfólio, é claro.

2 – Decisões em grupo.

Outro grande erro, que costuma gerar brigas entre os formandos e até mesmo gerar atrasos na formatura, é quanto a tomada de decisões dos detalhes das festas. Ao contrário do que muitos pensam, a comissão de formatura não deve tomar todas a decisão sozinha.
Ainda que a comissão seja responsável por administrar tudo que é relacionado à festa em si, ela não tem o direito de decidir tudo sem levar em consideração a opinião de toda a turma de formandos.

Realizar reuniões, mesmo que rápidas, e levar as decisões em votação é crucial. Além disso, também é importante que a comissão envie relatórios periódicos, indicando a situação do fundo de formatura e elencando todos os gastos.

3 – Contrato com todas as decisões.

Que todas as decisões precisam ser tomadas em grupo, você já sabe, mas também é essencial que tudo seja documentado e assinado pelos envolvidos. Algumas comissões não realizam esse processo e acabam tendo problemas graves, quando algo que foi acordado verbalmente acaba não se realizando.

Um contrato protege não só os interesses do grupo de formandos, mas também a própria comissão. Contratos também devem ser realizados ao fazer acordo com todas as empresas envolvidas na formatura, seja a empresa de formatura, do buffet ou de fotografia.

Uma maneira de facilitar esse processo, e reduzir ainda mais a possibilidade de você ter problemas durante a festa, é contratar uma empresa de formatura que disponha de todos os serviços necessários para a festa, contendo até estúdio de formatura ou aluguel de becas, por exemplo.

4 – Mais de uma pessoa para o financeiro.

Um erro que pode acarretar em problemas graves é deixar apenas uma pessoa responsável pela organização financeira da comissão. No jornal, é possível ver casos de algumas comissões que sofreram com furtos ou erros enormes nas contas realizados pela pessoa que ficou com a função de administrar as finanças.

Para evitar isso, é importante que essa gestão seja realizada por mais de uma pessoa, com a fiscalização de todos da comissão. Além disso, aqueles relatórios que já citamos são cruciais para mostrar que tudo está correndo bem.

E aí, o que achou? Salve para mais tarde, assim você se lembra dessas dicas cruciais para sua formatura ser um sucesso! 💕🥳

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