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Chegou a formatura… Que momento prazeroso da vida. Hora de festejar os resultados alcançados após anos de muita dedicação e esforço não só nosso, mas de todos os que torcem por nós e nos apoiam.
Nesta ocasião tão especial, queremos que tudo saia absolutamente perfeito. Porém, nem sempre é assim, afinal, imprevistos podem acontecer e ter uma equipe versátil e preparada para lidar com o improviso pode fazer toda a diferença no seu evento.

Quais são os principais imprevistos que podem ocorrer em uma festa de formatura?

A maioria dos imprevistos está ligada a dois fatores centrais: atrasos de profissionais e atrasos nas entregas de algum item da festa. Há também a possibilidade de um profissional ligado à condução do evento precisar se ausentar na data da formatura.

Os imprevistos relacionados a atrasos ou faltas precisam ser remediados rapidamente, pois eles podem gerar uma série de problemas secundários que facilmente impactarão a festa de formatura.

Como lidar com imprevistos na formatura?

Empresas especializadas em eventos contam sempre com o famoso plano B caso algo saia do controle. Por isso, procure sempre saber o que os profissionais ligados à organização e ao planejamento da formatura fazem no caso de um atraso ou ausência.

O planejamento bem feito, que considera os prazos reais de entrega de todos os elementos necessários para a formatura, bem como a previsão de quantos colaboradores serão precisos na data do evento e com quais funções, evita uma série de transtornos.

Ao consultar uma empresa de formatura, nunca deixe de lado esse questionamento: como a instituição trabalha com os fornecedores e o que acontece no caso de atrasos?

Pesquise outras formaturas realizadas por essa empresa, converse com os ex-formandos, saiba como foi o andamento do evento e se tudo saiu conforme o previsto.

Uma equipe versátil, que possui habilidades variadas e está por dentro das características do evento é capaz de resolver problemas até mesmo não relacionados à sua área específica de atuação.

Por exemplo, uma recepcionista naturalmente tem habilidades de conversar com as pessoas de forma amigável e educada, o que significa que, na falta de um garçom, ela poderia prestar auxílio no momento de servir os convidados.

A mesma coisa pode acontecer com um segurança do evento diante da ausência de uma recepcionista. Se o profissional for versátil, uma vez que já acostumado a trabalhar com pessoas, é possível suprir a falta da recepcionista.

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Sabemos que durante o ano letivo há gastos que não podem ser negociados, como materiais escolares, mensalidade, entre outros. Assim sendo, criamos um guia exclusivo com 3 dicas para os estudantes economizarem para a sua formatura e garantirem que esse momento seja inesquecível. Confira.

1 – Discuta com a turma os detalhes.

O primeiro passo para se organizar financeiramente é planejamento. Você precisa saber exatamente quanto vai gastar na formatura, de modo que esses detalhes costumam ser definidos até dois anos antes do evento.

Não tenha medo de expor a sua opinião e participar ativamente da tomada de decisões. Expresse o seu desejo e vote conscientemente na montagem da comissão de formatura, afinal essas são as pessoas que vão controlar e direcionar o seu dinheiro.

2 – Planeje os seus gastos.

Utilize uma planilha para nela colocar todos os seus gastos e rendimentos ao longo do ano, de modo que consiga prever quanto tempo levará para juntar o valor necessário.

Colocar tudo na ponta do lápis é um hábito que com o tempo se torna mais simples. Nos gastos você deve listar absolutamente tudo o que é indispensável. Cada um conhece os seus gastos e deve elaborar maneiras de conciliá-los.

3 – Se prepare com antecedência.

No final do ano todo mundo está se formando, poucas instituições colam grau fora dessa época. Assim sendo, a partir de outubro as roupas para alugar, horário no salão de beleza e aluguel de espaço estarão com grande concorrência e preços mais elevados.

Ainda no primeiro semestre já alinhe esses detalhes para ter certeza de que não será surpreendido mais tarde.

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AINDA QUE ESSE SEJA UM PROCESSO ESSENCIAL PARA FAZER O BAILE TÃO ESPERADO POR TODA A TURMA.

Ainda que seja um desafio real fazer parte de toda a organização de uma boa formatura, a verdade é que pequenas ações já evitariam muitos dos problemas enfrentados pelas comissões.

Por isso, vamos te dar algumas dicas, para te ajudar nesse momento tão importante para você e para seus colegas!

1 – Prioridade é a qualidade e profissionalismo.

Um erro frequente das comissões de formatura é procurar por uma economia inicial a qualquer custo, sem levar em consideração se a empresa contratada vai conseguir cumprir o contrato. E isso pode dar uma dor de cabeça muito maior do que você imagina.
Primeiro porque, infelizmente, ainda é comum ver empresas de eventos pouco profissionais que, por vezes, recebem todo o valor dos formandos mas não realizam a formatura, deixando uma turma inteira com um grande rombo financeiro. Imagina, que situação…

Por isso, é essencial que a comissão de formatura avalie todas as empresas do mercado e levem em consideração o reconhecimento que a empresa tem no mercado, e o portfólio, é claro.

2 – Decisões em grupo.

Outro grande erro, que costuma gerar brigas entre os formandos e até mesmo gerar atrasos na formatura, é quanto a tomada de decisões dos detalhes das festas. Ao contrário do que muitos pensam, a comissão de formatura não deve tomar todas a decisão sozinha.
Ainda que a comissão seja responsável por administrar tudo que é relacionado à festa em si, ela não tem o direito de decidir tudo sem levar em consideração a opinião de toda a turma de formandos.

Realizar reuniões, mesmo que rápidas, e levar as decisões em votação é crucial. Além disso, também é importante que a comissão envie relatórios periódicos, indicando a situação do fundo de formatura e elencando todos os gastos.

3 – Contrato com todas as decisões.

Que todas as decisões precisam ser tomadas em grupo, você já sabe, mas também é essencial que tudo seja documentado e assinado pelos envolvidos. Algumas comissões não realizam esse processo e acabam tendo problemas graves, quando algo que foi acordado verbalmente acaba não se realizando.

Um contrato protege não só os interesses do grupo de formandos, mas também a própria comissão. Contratos também devem ser realizados ao fazer acordo com todas as empresas envolvidas na formatura, seja a empresa de formatura, do buffet ou de fotografia.

Uma maneira de facilitar esse processo, e reduzir ainda mais a possibilidade de você ter problemas durante a festa, é contratar uma empresa de formatura que disponha de todos os serviços necessários para a festa, contendo até estúdio de formatura ou aluguel de becas, por exemplo.

4 – Mais de uma pessoa para o financeiro.

Um erro que pode acarretar em problemas graves é deixar apenas uma pessoa responsável pela organização financeira da comissão. No jornal, é possível ver casos de algumas comissões que sofreram com furtos ou erros enormes nas contas realizados pela pessoa que ficou com a função de administrar as finanças.

Para evitar isso, é importante que essa gestão seja realizada por mais de uma pessoa, com a fiscalização de todos da comissão. Além disso, aqueles relatórios que já citamos são cruciais para mostrar que tudo está correndo bem.

E aí, o que achou? Salve para mais tarde, assim você se lembra dessas dicas cruciais para sua formatura ser um sucesso! 💕🥳

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